KI-Automatisierung für Unternehmen in Palma

Was sich heute in einem kleinen Unternehmen automatisieren lässt

Wenn ich mich mit einem Team in Palma zusammensetze, tauchen fast immer dieselben Aufgaben auf. Sie fallen nicht auf, aber sie fressen die Vormittage. Die KI von heute erledigt sie gut, solange eine Person das Wichtige prüft und der Ablauf vorher klar definiert ist.

• E-Mail und wiederkehrende Anfragen. Eingänge sortieren, die üblichen Fragen mit deinen echten Daten beantworten und Unklares an eine Person weitergeben.
• Angebote. Vom Anruf oder der E-Mail zu einem fertigen Angebot mit deinen Preisen, bereit zum Prüfen und Versenden.
• Rechnungen und Ausgaben. Rechnungen aus dem Posteingang lesen, die Daten erfassen und im Verwaltungsprogramm ablegen, sodass jemand sie nur noch freigibt.
• Termine und Erinnerungen. Kalender, Bestätigungen und Erinnerungen, ohne dass jemand am Telefon hängen muss.
• Berichte. Eine monatliche Übersicht zu Umsatz, Zahlungseingängen und Stunden, die sich selbst erstellt.

So arbeite ich: Analyse, Pilotprojekt und erst dann erweitern

Der teuerste Fehler, den ich sehe, ist, Tools zu kaufen, bevor klar ist, welches Problem sie lösen. Deshalb arbeite ich immer in derselben Reihenfolge. Zuerst eine Analyse: Ich spreche mit den Leuten, die die Arbeit machen, und notiere, wer was mit welchen Programmen macht und wie lange es dauert. Daraus entsteht ein Bericht mit dem, was sich zu automatisieren lohnt, und dem, was nicht.

Dann wählen wir eine einzige Automatisierung und setzen sie mit echten Daten um. Wir messen die Zeit vorher und nachher. Wenn sie funktioniert, führen wir sie für das ganze Team ein, dokumentieren sie verständlich und üben sie mit den Leuten, die sie nutzen. Vom ersten Kontakt bis zur ersten laufenden Automatisierung vergehen meist etwa sechs Wochen.

Mit den Programmen, die du schon hast

Die meisten kleinen Unternehmen, mit denen ich anfange, haben Google Workspace oder Microsoft 365 und ein Verwaltungs- oder Rechnungsprogramm. Das reicht für den Anfang. Du musst kein Programm wechseln: Die Automatisierung verbindet sich mit dem, was ihr schon nutzt.

Die Lizenzen laufen auf den Namen deines Unternehmens, die Zugänge gehören euch vom ersten Tag an. Wenn etwas individuell entwickelt werden muss, baut es das Team von Teix Web Studio, das Studio, das ich in Palma leite, und ich koordiniere es.

Lohnt es sich für dein Unternehmen?

Die Rechnung ist einfach: Stunden pro Woche für eine Aufgabe mal die Kosten dieser Stunde, gegenüber dem, was Aufbau und Pflege kosten. Wenn eine Person fünf Stunden pro Woche mit etwas verbringt, das sich größtenteils automatisieren lässt, sind das über zweihundert Stunden im Jahr. Dieses Gespräch führen wir in der Analyse, mit deinen Zahlen und nicht mit Durchschnittswerten.

Manchmal lohnt es sich nicht: bei Abläufen, die sich jede Woche ändern, bei sehr kleinen Mengen oder bei Aufgaben, bei denen gerade das Urteil eines Menschen den Wert ausmacht. Dann sage ich es dir im Bericht, und dort hören wir auf.

In Palma komme ich zu dir

Ich empfange nicht im Büro. In Palma und auf ganz Mallorca findet die Analyse in deinem Unternehmen statt, weil man nur dort sieht, wie wirklich gearbeitet wird. Die weiteren Sitzungen können vor Ort oder per Videocall stattfinden. Außerhalb der Insel arbeite ich per Videocall.