Automatización con IA para empresas en Palma

Qué se puede automatizar hoy en una pyme

Cuando me siento con un equipo de Palma casi siempre aparecen las mismas tareas. No son las más visibles, pero son las que se comen las mañanas. La IA de hoy las hace bien, siempre que alguien revise lo importante y que el proceso esté bien definido antes de tocar nada.

• Correo y consultas repetidas. Clasificar lo que entra, contestar las preguntas de siempre con tus datos reales y pasar a una persona lo que no está claro.
• Presupuestos. Pasar de una llamada o un correo a un presupuesto montado con tus tarifas, listo para revisar y enviar.
• Facturas y gastos. Leer las facturas que llegan por correo, extraer los datos y dejarlas en tu programa de gestión para que alguien solo las valide.
• Citas y recordatorios. Agenda, confirmaciones y avisos sin que nadie tenga que estar pendiente del teléfono.
• Informes. Un resumen mensual de ventas, cobros y horas que se genera solo y te llega cada principio de mes.

Cómo trabajo: diagnóstico, piloto y solo después ampliar

El error más caro que veo es comprar herramientas antes de saber qué problema resuelven. Por eso trabajo siempre en el mismo orden. Primero un diagnóstico: hablo con las personas que hacen el trabajo, apunto quién hace qué, con qué programas y cuánto tiempo le lleva. De ahí sale un informe con lo que merece la pena automatizar y lo que no.

Después elegimos una sola automatización, la de más impacto con menos esfuerzo, y la montamos con datos reales. Medimos el tiempo antes y después. Si funciona, la ponemos en marcha para todo el equipo, la documentamos en lenguaje llano y hacemos una sesión práctica con quien la va a usar. Del primer contacto a la primera automatización en marcha suelen pasar unas seis semanas.

Con las herramientas que ya tienes

La mayoría de pymes con las que empiezo tienen Google Workspace o Microsoft 365 y un programa de gestión o de facturación. Con eso basta para empezar. No hace falta cambiar de programa ni montar un sistema nuevo: la automatización se conecta a lo que ya usáis.

Las licencias se contratan a nombre de tu empresa y los accesos son vuestros desde el primer día. Si un día dejas de trabajar conmigo, no se apaga nada. Y cuando algo necesita desarrollo a medida, lo construye el equipo de Teix Web Studio, el estudio que dirijo en Palma, y lo coordino yo.

Cómo saber si a tu empresa le compensa

La cuenta es sencilla: horas que se van cada semana en una tarea, por el coste de esa hora, frente a lo que cuesta montarla y mantenerla. Si una persona dedica cinco horas semanales a algo que se puede automatizar en buena parte, al año son más de doscientas horas. Esa es la conversación que tenemos en el diagnóstico, con tus números y no con promedios.

Hay casos en los que no compensa: procesos que cambian cada semana, volúmenes muy pequeños o tareas donde el criterio de una persona es justo lo que aporta valor. Si es tu caso, te lo digo en el informe y ahí paramos.

En Palma voy a tu empresa

No recibo en oficina. En Palma y en el resto de Mallorca la sesión de diagnóstico la hago en tu empresa, porque es donde se ve de verdad cómo se trabaja. Las sesiones de seguimiento pueden ser presenciales o por videollamada, como os venga mejor. Fuera de la isla trabajo por videollamada.