KI-Beratung auf Mallorca, die im Alltag wirklich funktioniert

Wo die Zeit verloren geht

In fast jedem kleinen Unternehmen gibt es ein oder zwei Personen, die den halben Tag damit verbringen, Daten von einem Programm ins andere zu kopieren, immer wieder dieselben Fragen zu beantworten oder Dokumente von Grund auf neu zu erstellen. Genau dort funktioniert KI heute schon gut.

• E-Mail und Kundenanfragen. Eingehende Nachrichten sortieren und die üblichen Fragen mit deinen echten Daten beantworten. Was unklar ist, geht an eine Person.
• Angebote. Vom Anruf oder der E-Mail zum fertigen Angebot mit deinen Preisen, bereit zum Prüfen und Versenden.
• Rechnungen und Belege. Rechnungen aus dem Posteingang lesen, die Daten erfassen und in dein Buchhaltungsprogramm übertragen.
• Berichte. Ein einseitiger Monatsbericht zu Umsatz, offenen Posten und Arbeitsstunden, der sich von selbst erstellt.

Vier Schritte, immer in dieser Reihenfolge

Zuerst verstehen, wie ihr arbeitet, dann mit einer einzigen Automatisierung beweisen, dass es sich lohnt, und erst dann erweitern. Keine zehn Tools auf einmal.

• Analyse. Ich erfasse die täglichen Abläufe: wer was macht, mit welchen Programmen und wie lange es dauert. Ich spreche mit den Leuten, die die Arbeit machen, nicht nur mit der Geschäftsführung. Am Ende steht ein schriftlicher Bericht.
• Pilotprojekt. Wir wählen eine Automatisierung, die mit dem geringsten Aufwand am meisten bringt, und setzen sie mit echten Daten um. Wir messen die Zeit vorher und nachher.
• Einführung und Schulung. Wir bringen sie für das ganze Team in den Betrieb, dokumentieren sie verständlich und üben sie mit den Leuten, die sie nutzen.
• Begleitung. Eine wöchentliche Sitzung, um zu prüfen, was läuft, und die nächste Verbesserung anzugehen. Zu jeder Sitzung gibt es ein Protokoll, jeden Monat einen Bericht.

Vom ersten Gespräch zur ersten Automatisierung: etwa sechs Wochen

Woche 1: Analyse und Bericht. Wochen 2 bis 4: Pilotprojekt mit echten Daten und Messung. Wochen 5 und 6: Einführung und Schulung. Danach eine neue Verbesserung pro Monat. Die genauen Termine hängen vom Zugang zu euren Programmen und Leuten ab und stehen schriftlich im Analysebericht.

Die Lizenzen laufen auf den Namen deines Unternehmens, und die Zugänge gehören euch vom ersten Tag an. Wenn du nicht mehr mit mir arbeitest, wird nichts abgeschaltet. Die monatliche Begleitung ist monatlich kündbar.

Wer ich bin

Ich bin Jero Shannon. Seit 2015 leite ich Teix Web Studio, das Studio in Palma, mit dem wir Websites, Onlineshops und Verwaltungssysteme für kleine Unternehmen auf den Balearen umgesetzt haben. Davor war ich Projektmanager bei Globant und habe große Teams für internationale Kunden koordiniert.

In den letzten Jahren habe ich KI in meinem eigenen Unternehmen eingeführt: E-Mail, Angebote, Buchhaltung, Berichte und Support laufen über Automatisierungen, die ich selbst aufgebaut habe. Ich weiß, was in einem kleinen Unternehmen funktioniert und was eine Demo bleibt. Wenn etwas individuell entwickelt werden muss, baut es das Team von Teix Web Studio, und ich koordiniere es.